CO2-uitstoot rapportage en de rol van de ondernemingsraad

Sinds 1 juli 2024 moeten werkgevers met meer dan 100 werknemers het zakelijk en woon-werkverkeer rapporteren aan de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO). Dit is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM). De reden hiervoor is het terugdringen van de CO2-uitstoot om zo de klimaatdoelen te halen.

Werkgevers zijn verplicht de mobiliteit van werknemers te rapporteren over 4 verschillende categorieën:

1. Woon-werk verkeer: dit is het reizen tussen de woon- of verblijfplaats en standplaats van de medewerker.
2. Zakelijke kilometers die worden gereden met lease voertuigen (ook fietsen) en/of het eigen wagenpark.
3. Zakelijke kilometers die medewerkers maken en die achteraf worden gedeclareerd, denk bijvoorbeeld aan vervoer met de eigen auto of vervoer met het OV.
4. Zakelijke kilometers die worden via de zogenoemde mobiliteitsdienstverleners, denk hier aan deelauto’s, fietsen, OV.

Deze gegevens zijn nodig voor de rapportage;

• Het totaal aantal kilometers dat werknemers in een kalenderjaar hebben afgelegd voor zakelijk en woon-werkverkeer.
• Jaartotaal aan kilometers verdeeld in soort vervoermiddel en brandstoftype.

Op de site van RVO zijn nog meer details te vinden, bijvoorbeeld over hoe een organisatie de rapportage dient voor te bereiden; https://www.rvo.nl/onderwerpen/rapportage-wpm

Maatregelen nemen

Het doel van de registratie van de CO2-uitstoot, is het verminderen van die uitstoot. Dat kan natuurlijk niet door het alleen maar te registreren. De wetgever wil de werkgever stimuleren om ook daadwerkelijk maatregelen te nemen om de CO2-uitstoot terug te dringen. Dat kan op verschillende manieren, zoals het invoeren of verbeteren van de fietsregeling, de auto’s in het wagenpark of leaseauto’s te vervangen voor elektrische auto’s, reizen met het OV aantrekkelijker maken voor medewerkers, beleid op thuiswerken te verbreden, etc.

Rol OR bij WPM

Plicht OR en initiatief

De OR moet volgens artikel 28 van de Wet op de ondernemingsraden (WOR) naar vermogen de zorg van de onderneming voor het milieu bevorderen. Oftewel, de OR heeft de taak om erop toe te zien dat de maatregel op de juiste wijze wordt uitgevoerd door de werkgever. Ook kan de OR een initiatiefvoorstel (artikel 23.3 WOR) doen in het kader van beleidsmaatregelingen die gunstig zijn voor het milieu (verduurzamingsvoorstellen).

Instemming?

De laatste tijd krijgen we vaker de vraag of het vastleggen van de gegevens voor de rapportage, instemmingsplichtig is. Als antwoord het volgende;

De OR heeft de taak om te bewaken dat de gegevens ten behoeve van de WPM, AVG proof worden opgeslagen. Je zou bij het verzamelen van de gegevens en de opslag ervan kunnen denken aan instemmingsrecht conform artikel 27 1 k of l van de WOR (k verwerking en bescherming persoonsgegevens, l regeling geschikt voor waarneming en controle), maar dan moet er wel sprake zijn van de verbinding van informatie aan personen die herleidbaar zijn.  

Het kan zijn dat de organisatie deze gegevens zo anoniem mogelijk zal trachten op te slaan en de verbinding aan personen dus niet meer te maken is. Dan is er geen sprake van een instemmingsplichtig besluit. Verder is het zo dat alle werkgevers (met 100 plus mw.) in Nederland de verplichting hebben om dit te registreren, dus daarover is geen instemmingsrecht van toepassing.

Het is voor OR-en dus vooral van belang dat de werkgever kan aantonen dat de gegevens AVG proof worden verwerkt en om te borgen dat de gegevens niet onjuist gebruikt kunnen worden. De OR zou dit kunnen oplossen door de werkgever schriftelijk vast te laten leggen dat deze gegevens alleen maar voor de WPM gebruikt mogen worden. Dit kan in het personeelshandboek, notulen of aparte regeling worden vastgelegd bijvoorbeeld. Belangrijk dat de gegevens dus nooit mogen worden gebruikt bij andere gesprekken zoals over functioneren, aanwezigheid of ziekte bijvoorbeeld. De OR zal dus inzicht moeten krijgen in de manier waarop de gegevens worden opgeslagen en wat er vervolgens nog mee gedaan kan worden. Hier is dus ook het al dan niet instemmingsplichtig zijn van afhankelijk.

Bron: rvo.nl